Benefits of knowledge visualization applied to business and management

Today, Prof. Martin J. Eppler, a knowledge visualization expert and professor of communication management at the University of St Gallen in Switzerland, provides us with his insights on the benefits of knowledge visualization applied to business and management.

Short Bio

Prof. Martin Eppler has been a leading researcher over the last 10 years in providing research-based evidence on the benefits of knowledge visualization in management and business development. He has developed his own, and co-authored many visual methods and reference works (articles, books, software solutions, interactive visuals, e-learning platforms) aimed at making management practice more collaborative, creative and effective via visualizing knowledge. He comes from a management science background and has studied in Boston, Paris, St. Gallen, and Geneva. In his PhD, he studied coping strategies of managers when dealing with information overload. He found out that many solved the complexity challenge by using visualisation. His post-doctorate research pushed investigations further into how visualisation helps improve information quality and speeds up knowledge communication among experts and decision makers.  This eventually opened the way to researching what has become his obsession, i.e. how visualizing knowledge can radically improve team processes in management, from idea generation, problem solving, decision making, to strategic planning.

Main message

Overwhelming evidence (qualitative and quantitative) is building up through research projects worldwide on the benefits of using visual thinking to improve business management i.e. solving problems, generating new ideas or managing dilemmas.

However, to increase adoption and use of visual thinking and knowledge visualization in the business arena three kinds of actions are needed: (1) making visual thinking concepts and practices better known and understood, (2) starting visual work from the existing practice of managers (especially improving idea generation) and (3) building trust and (self-) confidence within companies to try it out and stick with it.

 1) What triggered your interest into the world of visual thinking (from a personal and/or professional point of view)?

From management science to knowledge visualisation

My interest and motivation to develop knowledge visualisation initially grew out of the frustration of not finding adequate solutions to address the information overload problem in management. When studying the phenomenon of information overload in leadership contexts, visualization came up as a useful solution. The same happened in a second, large-scale research project on knowledge communication between experts and managers: visualization helped to improve knowledge sharing dramatically. So over the last 10 years I have developed a research program that aims at improving key management tasks through visualization, and this in a range of areas, such as decision making, creativity, sales, strategy, and knowledge management. The results have been very promising and encourage us to continue further along this path.

 2) Which types of issues / situations /pb do you address via knowledge visualisation?

Over the last ten years, we have examined the following managerial situations through our experiments, case studies, surveys and action research:

  1. Experience sharing in and among project teams: How can visualization accelerate and improve the learning in and among projects?
  2. Experience sharing in strategy execution: How can visualization improve knowledge sharing about strategy implementation problems?
  3. Idea Generation in business model innovation: How can visual creativity techniques enable management teams to radically innovate their business model?
  4. Divergent strategy workshops: How can managers use a new generation of strategizing tools to improve their strategic dialogues and their strategic planning?
  5. Financial Sales practices: How can visualization improve the sales experience in one-to-one sales sessions?
  6. Innovation practices in Strategic Alliance: How can we enable representatives from different companies to understand their respective competencies and jointly develop innovations based on their complementarities?
  7. Knowledge Sharing in Risk Management: How can visualization support the collaboration in managing risks more effectively?

In all of these contexts, we looked at how the use of interactive visualization improves the quality of the communication process and of its outcomes.

 3.     Can you tell us a bit more on your current research projects in knowledge visualisation?

Right now, I am working on two new research projects, the first one is called DYNAGRAMS, the second one Creability. In the first one we examine dynamic diagramming in strategic planning and in the second one ad-hoc creativity in group work.

Dynamic diagramming is the practice of using visual structures and associated categories to help managers resolve difficult dilemmas, share experiences more systematically, and make better joint decisions.

What I call dynagrams are flexible and useful information containers such as 2×2 matrices, Venn diagrams, Ishikawa diagrams, or triangles. They are great for clarity and helping choosing between alternatives for example. Other dynagrams can be more complex and can mix qualitative and quantitative information.  We have invented a number of new diagrams, for example the dilemagram to resolve dilemmas or the sophiagram to crystallize experiences.

I would like to emphasize that although such matrices, Venn, Euler and similar diagrams are also used in our book “Sketching at work” I do not consider sketching such diagrams as diagramming. In fact “Sketching at work” deals more with facilitating the thinking process than seeking a definite output or picture. Sketching leaves ambiguity, thrives on open thinking, and usually starts on an empty page, whereas diagrams are much pre-given, more clear-cut and can deal with a greater amount of complexity than sketches.

Visual creativity in group work is the topic of the Creability project. Based on a survey in which we found that most managers still only use Brainstorming to generate ideas (in spite of its many known drawbacks), we have collaborated with different organizations to develop better creativity techniques. The project is now coming to completion and our initial belief that visualization has a lot to offer for creativity clearly proofed true. We have invented a number of effective visual creativity techniques and we have shown that they can outperform brainstorming consistently. Our ‘flagship’ technique is called “Paths to Success” or P2S and uses the main insights of creativity research from the last 60 years in a simple visual framework. Other new creativity techniques we developed are the Iteration Spiral, the Dyadic Mind Map, and the Idea Blueprint,

4.     How do managers get into adopting and using knowledge visualisation? Which levers and obstacles do you observe?

We are very often asked to demonstrate the quantitative benefits of using knowledge visualisation. For this purpose we have designed and run numerous experiments with real-life managers. Having had literally hundreds of managers participate in our experiments we can now show what it means in terms of process and outcome to either work with visualization or without it and this in a range of team tasks. Specifically, working with visualization leads to higher productivity, better recall and learning, and also to more constructive and collaborative team processes with less coordination losses. This becomes especially apparent when you compare the standard ways of working like a flipchart or overhead-projected slides with interactive visualization software like Lets-focus® that makes use of dynamic diagrams or visual metaphors.

However, you need to be aware of intercultural differences: In our research, we have conducted visualization experiments in different cultural regions, for example Finland, India, Singapore, China, Switzerland, and South America, and we found that some visuals work better in some cultures and less in others (they always outperform pure bullet-pointed text though). For example: Asians react better (cognitively ad emotionally) to visual metaphors than Europeans who respond better to diagrams.

5) How would you like the use / diversity of visual thinking evolve within the next 20 years or so (your best dream come true)?

It is paramount to get the evidence out on the benefits of using visual thinking methods and tools in day to day management. Probably the most efficient way forward is to start with what manager use widely and need immediately, namely better idea generation techniques.  That is a quick win. It is also important to make it easier to find out about visual thinking. Here we already provide some tools for managers to make it easier to adopt visual thinking, for example our periodic table of visualization methods at www.visual-literacy.org or our visual CollabCards.

Most importantly, visual thinking requires trust from the top hierarchy and within management units that it is a useful, efficient and easy to handle tool. It means readiness and curiosity from potential users.

Our track record with as wide a range of users as start-ups, multinationals, police forces, the Military, NGOs and international organization is promising. To help streamline the high-tech end of using visualisation tools we are developing an iPad and USB stick version of our software. By the way, our Let’s Focus software was the result of a US$ 1 million investment. It is the leading software in this area and is being used by many big firms and organizations, executive coaches, trainers, and even some church ministers use it to clarify their thinking.

However, we still need to get more SMEs to adopt it.  The challenge also remains to reach beyond early adopters and make visual thinking a company-wide management tool and resource.

It is important to underline that visual thinking and knowledge visualisation can both benefit from low tech (paper and pen) and high tech (touch screens for example).  Which to use depends on the context and issues at hand.

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Reference books

Sketching at Work: A guide to Visual Problem Solving and Communication for Managers, Sales professionals, Consultants, Trainers and Facilitators; University of St Gallen, Martin J. Eppler and Roland Pfister, 2010.

www.SketchingAtWork.com

Management-Atlas, Management-Methoden für den Arbeitsalltag , Hanser Verlag, Martin J. Eppler and Jeanne Mengis, 2011

www.ManagementAtlas.com

 Some published papers

  • Sabrina Bresciani and Martin J. Eppler, The Benefits of Synchronous Collaborative Information Visualization: Evidence from an Experimental Evaluation, IEEE Transactions on visualization and computer graphics Vol. 15, No. 6, Nov/dec 2009
  • Alice Comice and Martin J. Eppler, Assessing the Impact of Visual Facilitation on Inter-Organizational collaboration: An Experimental Study, Journal of Universal Computer Science, vol. 17, no. 10 (2011), 1430-1454
  • Martin J. Eppler and Ken W. Platts, Visual Strategizing, The Systematic Use of Visualization in the Strategic-Planning Process, Long Range Planning 42 (2009) 42-74

More references here.

To find out more on Prof. Eppler’s work and visual thinking resources:

www.mcm.unisg.ch

www.knowledge-communication.org

www.clear-communication.org

Des synthèses visuelles juridiques pour les non juristes

Présenter une vision globale et claire du Droit grâce à des visuels synthétiques et  métaphoriques. C’est la proposition d’Olivia Zarcate, juriste qui réalise des synthèses visuelles de contenu juridique à destination des non juristes.

Dans une activité où les mots sont roi, quel accueil est-il fait à l’usage de l’expression visuelle ?

1.      Quel est votre parcours et de quel type de droit s’agit-il ?

J’ai d’abord commencé par faire de la philosophie , c’est dans un cours de philosophie politique que j’ai eu envie d’étudier le Droit qui m’est apparu comme une colonne vertébrale de la société. Si j’utilise une autre image pour expliquer ce passage, je reprendrais le mythe de la caverne de Platon, car j’ai eu besoin de sortir de la caverne et de voir de mes propres yeux le monde du Droit, en devenant plus autonome.

Ensuite, pendant mes études de droit j’ai constaté que le Droit tout en étant omniprésent dans la société et présent dans la vie de chaque individu, manquait de vulgarisation et d’éducation de quelques notions de bases qui le rendrait beaucoup plus accessible pour tous.

En parallèle à ces réflexions, et pour faciliter mon apprentissage, j’ai rapidement eu besoin de faire des schémas du contenu de mes cours. J’ai poursuivi le Droit jusqu’en Master 2, et passé l’examen du Barreau puis me suis lancée dans la création d’Imagidroit. Pendant ma phase exploratoire pour construire Imagidroit j’ai aussi fait un semestre de sciences de l’Education.  En 2012 j’ai donc créé Imagidroit , dont l’objet est la création de visuel pour transmettre le droit à tout public.

2.      Quels ont été vos premiers pas dans l’utilisation du visuel ?

J’ai beaucoup évolué dans ma pratique visuelle.

Je me suis formée à divers outils visuels dont le mindmapping, la facilitation graphique (avec Roberta Faulhaber) et récemment à la méthode visuelle de résolution de problème de Dan Roam. Je suis Vice-présidente de l’association MetaCarto, membre de la communauté VizThinK France, et membre du Réseau Clarity (Association internationale qui promeut le langage simple ou Plain Language dans le domaine juridique dans un objectif d’accessibilité)

Au début je travaillais surtout avec des graphes et des schémas. Petit à petit, j’ai enrichi mes schémas d’éléments plus figuratifs issus de ma pratique du dessin et de l’illustration qui jusque là était restée à part, jusqu’à construire des métaphores complètes enrichies avec des pictogrammes que je crée aussi.

Pour les métaphores les plus construites, je travaille en binôme avec une graphiste.

J’ai découvert la force des métaphores cette année, notamment au Forum Mondial des Droits de l’Homme (Nantes, mai 2013) ou j’ai exposé deux grandes métaphores qui ont reçu un très bon accueil de la part d’ONG françaises et africaines notamment.

Des synthèses visuelles plus sobres peuvent aussi accompagner les avocats et les entreprises de services de technologies de l’information pour décloisonner une vision très technique et partager des savoirs à des cercles plus larges  dans l’entreprise mais aussi auprès de clients.

C’est une approche originale dans ces secteurs mais il existe d’autres outils visuels dans l’environnement du droit et notamment des infographies.Je fais une veille sur ces outils disponible sur une page scoop it dédiée au Legal Information Design (www.scoop.it/t/legal-information-design)

 3.      Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur l’universalité des symboles et des métaphores visuelles ?

Je pense que l’approche symbolique est éminemment culturelle et que l’on ne peut pas prévoir comment des métaphores seront perçues dans d’autres aires culturelles. Par contre, j’ai observé qu’effectivement un archipel, une carte topographique, une planche d’anatomie sont de grands classiques de la culture visuelle et parlent immédiatement à beaucoup de gens.

Ces trois métaphores sont très utiles en Droit. L’archipel m’a permis de représenter huit grandes conventions internationales, leurs contenus sous forme de pictogramme replacés sur les îles. J’ai représenté sous forme de planche anatomique les différentes branches de Droit pour en donner une approche systémique et symbolique très différente de l’approche habituelle. Cette représentation a aussi très bien fonctionné dans un environnement de Common Law à Londres.

Le tracé d’un chemin permet également de représenter les étapes d’une procédure judiciaire très aisément.  J’ai par exemple présenté à Nantes, la procédure devant la Cours européenne des droits de l’Homme sous forme de la métaphore de la randonnée en 15 étapes en forêt. Tous les éléments de la procédure (requérants, délais, types de mesures…) sont traduits en pictogrammes légendés qui sont placés sur le chemin qui se déroule de façon chronologique.

Visual Law

L’usage des métaphores est également ludique, et peut être accompagné de quizz pour découvrir la métaphore et de workshop pour la co-construire en groupe. Cela intéresse des ONG comme moyen de communication vers les non spécialistes, et d’éducation au Droit pour les jeunes et les adultes.

4.      Etes-vous la seule à proposer cette approche visuelle du droit ?

Non, mais nous ne sommes pas nombreuses. Je dis nombreuses parce qu’il se trouve que je n’ai identifié que des praticiennes !  Pour l’instant j’ai identifié entre 5 et 10 homologues dans le monde qui proposent leur service de visualisation du Droit ! Elles sont par exemple en Finlande, aux Etats-Unis, au Portugal, au Royaume-Uni…

La pionnière et théoricienne du Visual Law est en suisse à l’Université de Zurich et s’appelle Colette Brunchwig (http://www.rwi.uzh.ch/oe/zrf/abtrv/brunschwig_en.html)

En Finlande, il s’agit d’un binôme entre une avocate et une designer qui ont recours à du visuel à mi-chemin entre la BD et l’illustration. Elles utilisent ces supports comme outils de prévention des conflits dans les grands contrats internationaux (elles ont publiés récemment un panorama sur la question sur un blog de l’Université de Cornell.

Aux Etats-Unis j’ai identifié par exemple Suzanne Hoogwater ( http://www.legalvisuals.nl/index-en.html ) qui fait du redesign de contrat de grands comptes dans le domaine de l’électricité, et au Portugal Ines Portela (http://www.lawforall.eu/) propose également ses services de synthèse et simplification de contenus juridiques.

5.      Quelles seront vos prochaines explorations visuelles ?

Je vais explorer et me former à toutes les possibilités offertes par l’Ipad et notamment à la prise de note visuelle en direct ou sketchnoting, de contenu juridique ou non juridique…

J’ai en projet également de créer un réseau international avec les autres praticiens du Legal Information Design. Le projet va être discuté cet été en Finlande.

Je participe également à la première Summer session « Simplifiyng complex information » fin septembre organisée par le Simplification center de Londres (http://www.simplificationcentre.org.uk/) et l’Université Aegan de Grèce, qui va réunir tous les acteurs européen du langage simple, du design de document et de contenu et du design de contenu juridique (https://infodesign2013.pns.aegean.gr/)

6.      Que nous réserve le futur du Legal information design ?

Plusieurs mouvements de fonds semblent converger :

1. Un besoin de vision synthétique et rapide d’un champ extrêmement technique tel que le droit ; la navigation sur internet a raccourci le temps de lecture toléré et a formé le regard à capter autrement des informations

2. La question de la transparence et de la démocratisation des connaissances juridiques est en train d’émerger : il s’agit d’entraîner un véritable mouvement d’éducation au Droit afin qu’un  socle minimum en droit soit acquis par les citoyens pour gagner en autonomie (l’association Sharelex dont je fais partie propose des ateliers de rencontres et de productions de contenus juridiques par des juristes et des non-juristes)

3. Enfin, le développement des outils visuels dans l’entreprise me paraît incontournable pour des questions d’efficacité et de clarté. Nous savons depuis un moment que 80% des informations retenues par le cerveau passent par le visuel. Il est grand temps de faire évoluer les pratiques et de changer la façon de rédiger, de présenter et d’animer des réunions…

A ce titre, les avocats pourraient aussi utiliser des outils visuels dans leur métier. Présenter un dossier sous forme de Timeline, préparer des plaidoiries avec du mind map, utiliser des synthèses visuelles pour présenter un dossier au client ou décrocher de nouveaux clients …Les bases de données de recherches documentaires gagneraient aussi à opérer une mutation en terme de design et d’ergonomie car elle sont encore peu visuelles et utilisées quotidiennement.

Le manager visuel par Meryem Le Saget

Alors que Meryem Le Saget vient de publier une troisième édition entièrement revue et enrichie de son ouvrage à succès « Le Manager Intuitif », nous l’avons rencontrée pour nous parler de ce qu’elle observe de la percée de  la pensée et de l’expression visuelles dans le management. En effet, elle chemine depuis plus de 20 ans à la croisée du leadership managérial et des méthodes visuelles. Elle est depuis la fin des années 80 adepte et collaboratrice des pionniers américains de la facilitation graphique auprès desquels elle s’est formée et a développé des méthodes destinées aux managers. Meryem revient sur ce parcours pour nous livrer quelques apprentissages et perspectives sur le développement possible de ces approches en devenir.

1. Qu’est-ce qui est à l’origine de votre intérêt pour la pensée et l’expression visuelle ?

 Au début de ma carrière j’ai dirigé l’Institut de l’Expansion, filiale du groupe Expansion, qui propose aux dirigeants d’entreprise des formations de haut niveau et des forums-débats sur le management de demain. Dans le cadre de ma veille sur les meilleurs programmes de leadership pour dirigeants j’ai repéré vers la fin des années 1980 l’émergence de la facilitation visuelle aux Etats-Unis. J’y ai rencontré David Sibbet et cela a été le déclenchement d’une longue collaboration jusqu’à aujourd’hui. J’ai également croisé la route de Michael Doyle, grand spécialiste des visions participatives de grande ampleur, avec qui j’ai  collaboré pendant de nombreuses années. Michael Doyle a été le premier à écrire sur la facilitation (livre « How to make meetings work ») et à distinguer le rôle du facilitateur et celui du capteur visuel (graphic recorder) dans l’animation de groupes de travail.

Grâce à ces rencontres je me suis d’abord formée aux méthodes visuelles développées par David Sibbet appliquées à l’animation de réunions et séminaires en entreprise. Je me suis certifiée à l’approche Drexler-Sibbet sur la dynamique des équipes performantes. Puis j’ai contribué au développement de la séquence de Graphic templates pour la planification stratégique (Strategic Visioning). L’objectif était de formaliser les démarches pour autonomiser les utilisateurs.

Cette collaboration m’a permis de participer à différentes missions d’envergure et pionnières en facilitation visuelle. C’est par exemple le cas dans les années 1990 du travail de reconstitution de l’historique de Général Motors Europe pour leur convention de Zurich. Sur une large fresque murale préalablement dessinée par David Sibbet et ses équipes, les différents directeurs montaient sur scène pour commenter leur part de l’histoire jusqu’à la mise en perspective vers la vision et le futur.

Aujourd’hui je travaille régulièrement avec David et je participe aux retraites annuelles de son équipe. Par le suivi de l’évolution des pratiques en entreprise, j’apporte des idées à la conception de nouveaux modèles graphiques, comme par exemple celui des étapes de transformation des entreprises (Sibbet/ LeSaget Sustainable Organizations Model), codéveloppé avec David Sibbet et que ce dernier  présente dans son récent ouvrage « Visual Leaders ».

J’ai aujourd’hui davantage une posture de consultante qui se situe en amont de l’utilisation de la facilitation graphique. Je fais donc appel à des artistes graphic recorders pour co-animer mes séminaires, particulièrement quand il y a un travail de représentation de la vision de l’entreprise. C’est essentiellement un travail sur mesure, cela dépend de chaque entreprise et de ses propres images ou métaphores préférées.

2. Pouvez-vous nous en dire davantage sur l’usage des modèles graphiques utilisés pour l’animation de groupe en entreprise ?

Les modèles graphiques sont au cœur de la pédagogie de David Sibbet. Les modèles sont utilisés en entreprise par exemple pour les états des lieux, les tendances, le visioning, les plans d’actions, etc. Ces supports visuels sont très bien adaptés en petit groupes. Ils pré-structurent la réflexion et facilitent le travail en équipe. En fait, ils sont d’un usage très naturel chez les individus. La méthode est très efficace pour faire progresser les échanges et avancer rapidement. Il est aussi plus facile d’obtenir l’adhésion parce que les personnes voient ce qu’elles co-construisent. Cela donne lieu à des échanges plus authentiques, plus profonds. Le recours au visuel renforce le travail de sensibilisation des participants à la diversité des idées et facilite l’émergence d’idées : il réduit la répétition, rend visible les discussions et les représentations communes, et permet de formaliser la pensée collective.

Le gros du travail est de développer du « sur-mesure » pour entrer dans la culture de l’entreprise autour de ses métaphores. C’est là que la puissance de l’évocation par le visuel prend toute sa force et son utilité. Il faut noter toutefois qu’il y a une très grosse différence culturelle entre la France et les Etats-Unis quant à oser l’utilisation de la facilitation visuelle. Mais les choses changent, les entreprises voient davantage l’apport de la visualisation des productions, particulièrement quand le travail de groupe est complexe ou aborde des sujets à fort enjeu.

A l’issue des groupes de travail utilisant des modèles graphiques, les productions sont retravaillées en PowerPoint®, pour pouvoir plus facilement être diffusées à tous dans l’entreprise. Et pour le graphic recording fait sur mesure, les panneaux sont photographiés au format diapositive, « nettoyés » pour rendre les messages plus clairs, et regroupés dans un book de synthèse du séminaire. Il y a une totale intégration de la chaîne de production du visuel.

3. Le rôle et les méthodes du manager évoluent, qu’est-ce qui peut l’amener à utiliser du visuel ?

Plusieurs raisons : premièrement le manager aujourd’hui n’est plus le dépositaire de la solution. Les compétences déterminantes pour résoudre les problèmes ne sont plus concentrées uniquement à la tête de l’entreprise, elles sont réparties partout dans l’organisation. Le dirigeant réalise qu’il a besoin de la contribution de tous. Ce qui change aussi le rôle du manager : il n’est plus un expert ou un chef hiérarchique détenteur de l’information, il devient un leader-facilitateur. Il ne fait pas cette transformation en un jour bien sûr.

Le parcours du manager vers la collaboration progresse en général de la manière suivante : il apprend et pratique d’abord l’écoute et la dynamique des groupes à travers les approches participatives ; puis progressivement il avance vers la coopération, qui structure la participation grâce à des objectifs précis et des méthodes de travail en équipe, et enfin il évolue vers les méthodes collaboratives. C’est en parcourant ce  chemin qu’il apprend le co-design et la co-création. Or les supports visuels facilitent et renforcent ces dynamiques de partage des idées et de co-production. On les utilise de plus en plus dans les approches collaboratives. En même temps les outils disponibles évoluent, les murs et les tableaux blancs par exemple deviennent des écrans tactiles et communiquent. Il est devenu plus facile d’intégrer les approches visuelles dans les dynamiques d’animation de réunions et de groupes de travail.

4. Que peut-on dire de la pénétration de la pensée visuelle dans l’entreprise en France ?

L’usage de la pensée visuelle est encore timide dans les PME. Il y arrive souvent en catimini. Ce sont souvent les start-up qui l’adoptent plus naturellement. Si la progression est lente, c’est en partie parce que les approches visuelles sont peu connues en France, alors qu’aux USA elles sont assez développées. Des vidéos en accès libre sur internet telles que les séries RSA Animate (www.thersa.org)  ou les présentations TED sur le pouvoir des visuels (www.ted.com) y contribuent, mais elles restent encore aujourd’hui très peu connues des entreprises.

En France, les DRH des entreprises internationales connaissent les panneaux d’illustrations réalisées en scribbing par des illustrateurs qui réalisent des vignettes. La compétence de graphic recorder n’est pas toujours optimisée. L’intervention graphique vient s’ajouter à l’événement, on cherche surtout un « souvenir » de l’événement. La captation visuelle ne fait pas partie intégrante de la dynamique du séminaire ou de la convention. Aux Etats-Unis le support visuel fait partie de la dynamique de la réunion ou du séminaire, les participants interagissent avec ce qu’ils voient se construire.

Il reste en France un certain blocage par rapport au dessin, soit parce que les personnes pensent qu’elles ne savent pas faire, soit qu’elles ne trouvent pas cela sérieux. Il y a une crainte de se confronter aux autres et d’apparaître imparfait lorsque l’on représente ses idées visuellement.

5. Le recours à l’expression visuelle est-il encouragé par les avancées des technologies numériques ?

Oui, la profusion de technologie accélère la démocratisation et l’appropriation du visuel par les personnes. Avec le développement des smartphones, l’usage des photos a explosé, tout le monde est devenu photo-reporter. L’outil a généralisé l’usage de l’image pour exprimer ses idées.

Lorsqu’il s’agit de pouvoir partager des idées et faire travailler des groupes, le recours aux notes reste incontournable. La bonne nouvelle est que la prise de notes visuelles devient de plus en plus facile, intuitive, relayée par la technologie et notamment les tablettes. Chacun teste plusieurs applications, sélectionne les meilleures pour ses besoins. Les écrans deviennent tactiles, les panneaux de facilitation visuelle sont connectés à des ordinateurs et permettent la diffusion sous forme numérique aussi bien que la vidéotransmission. Ce ne sont pas encore des technologies abordables par toutes les entreprises, mais la démocratisation est en route.

Pour le graphic recorder, la main reste l’outil principal, mais le stylet d’iPad (ou les feutres pour tableaux digitaux grands formats) font des progrès. Avec l’utilisation des tablettes, le stylet est le nouveau stylo naturel. Ainsi l’application Brushes pour iPad est de plus en plus utilisée, elle permet de faire de la saisie visuelle de qualité et, pour les habitués, il est possible de saisir sa pensée assez rapidement. Certains recorders savent prendre les notes visuelles d’un meeting directement sur tablettes, avec Sketchbook Pro par exemple, et ils dessinent comme s’ils étaient devant des murs de papier avec des feutres de couleurs. La qualité de restitution et de variation des effets graphiques est telle, que certains artistes comme le peintre anglais David Hockney font des œuvres remarquables avec Brushes, c’est impressionnant.

6.  Alors les visuels seront-ils les managers leaders de demain ?

 David Hockney souligne que c’est surtout la capacité à voir de l’artiste qui fait l’œuvre. En facilitation visuelle, c’est essentiellement l’écoute et la capacité à représenter visuellement les idées du groupe qui comptent. Dans une perspective où l’avenir de l’entreprise c’est la collaboration, il est très probable que le manager qui maîtrisera cette grammaire visuelle aura plus d’impact que les autres. On se rend compte qu’au lieu de discuter tous autour d’une table en défendant chacun son point de vue (et cela peut durer des heures !), il est beaucoup plus productif de noter sur un mur de papier ce que disent les personnes : le groupe se concentre rapidement sur ce qui est produit et moins sur qui a dit quoi. On construit des accords progressifs, c’est plus facile d’atteindre un consensus. D’ailleurs, je défie quiconque de réfléchir efficacement en groupe sur un problème complexe ou de produire des idées innovantes sans avoir recours à des schémas ou dessins !

La pensée visuelle aide beaucoup à cartographier les problèmes complexes, à se représenter les interactions entre les éléments, à visualiser l’influence des parties prenantes, à imaginer des solutions innovantes. C’est très utile pour y voir plus clair. Cette approche est tout à fait adaptée au monde de demain car nous devrons être conscients des effets de système plutôt que d’analyser rationnellement les éléments constitutifs d’une situation. Quand tout change, ce sont les mouvements et les tendances qu’il faut arriver à capter. J’imagine que ces compétences entreront progressivement dans le cursus du manager, tout comme l’art de faire des présentations ou de parler en public l’a été.

Quelques éléments de bibliographie récente

La troisième édition du « Manager Intuitif – vers l’entreprise collaborative » vient de sortir chez Dunod. Il comporte notamment 10 dessins de Pessin, le dessinateur qui illustre les chroniques de management que Meryem écrit  chaque quinzaine dans Entreprise et Carrières.

  • Un deuxième livre de Meryem, co-écrit avec Edith Luc, professeur associée à HEC Montréal, est sorti également en mai 2013 aux Presses de l’Université de Montréal. Il décrit des exemples d’organisations qui utilisent à grande échelle le management collaboratif. Le livre s’appelle « La Pratique du Leadership Partagé. »
  • Meryem a également relu le manuscrit de « Visual Leaders », le troisième volume de la série des Visual Books de David Sibbet, pour sa publication par Wiley début 2013.

Idea Mapping by Jamie Nast 20 years on

We are very glad Jamie Nast, pioneer Mind Mapping instructor since 1992 and author of « Idea Mapping » published in 2006 by John Wiley & Sons accepted our invitation to cast an eye on the evolution of Mind Mapping over the last 20 years. Her interview opens up our series with visual thinking practitioners worldwide. We invite experts to share their views on how they got involved with, practice today, and imagine the future of visual thinking.

Short Bio

Jamie focuses on mind potential optimization which includes mastering mind mapping but also other techniques such as speed reading, creating personal missions, memory, tapping creativity, etc. In this respect, from 1992 until 2006 Jamie directed Buzan Centres USA and was the only Senior Master Trainer representing Buzan Centres world-wide for mind mapping and other mental literacy skills. She was also certified in  1996 as a trainer for Steven Covey’s Seven Habits of Highly Effective People. She provides training worldwide across a very wide range of industries, organisations including non-profit as an evidence of the universality of the approach.

Main message

Her views could be summarised as « Idea Mapping although today a well understood technique has not yet become mainstream in business. The snowball effect is however occurring with public success ».

1 What triggered your interest into the world of visual thinking (from a personal and/or professional point of view) ?

Mind mapping: a mind blowing discovery

Jamie’s discovery of the power of mind mapping was a 2-step process: she was first introduced to mind mapping while she was part of the leadership training team at Electronic Data Systems company; that triggered her interest in the tool but she did not adopt it at once; a second encounter occurred while she was about to provide her first training for Steven Covey’s Seven Habits of Highly Effective People: over an extremely short notice she had to co-prepare course contents from an overwhelming amount of information. She was blown away by the efficiency mind mapping brought to taking notes from a large amount of course notes and organise large amounts of complex information. More on that story here and a map.

The impact was such that, on a more personal basis, using a mind map, she managed to overcome in 20 minutes a long lasting mental block to writing some parts of the Covey’s personal commitments (vision and mission statements). The map she created is still valid several years on.

 

2      Which types of issues / situations /pb visual thinking helps you deal with / address?

 Lessons learned from practicing, training and teaching Idea Mapping

There is a field where the benefits of mind mapping have been demonstrated over and over, that’s education and learning.

Jamie has trained over 20,000 professionals over the last 20 years. She recalls especially the positive outcome of the adoption of mind mapping to improving learning in an at risk school for kids in trouble. After a few weeks of use, grades definitively improved and students praised mind mapping for it. However, despite this success the program was dropped when a new head of school joined in 4 years later.

In another significant assignment, with the the Ford IT organization in Michigan, this time mind mapping has eventually become mainstream when managers discovered how such a great time-saving and high productivity tool a mind map dashboard could be.

Mind mapping does often need the support from decision-makers and top managers to become an established tool in any curriculum or business practice. Probably because it goes against the still firmly established dominance of left-brain training in most schools curricula.

Indeed, Jamie mentioned a survey by Chuck Frey that highlights evidence for several benefits in using mind mapping such as better clarification of thinking for oneself and others, higher shared knowledge and increased engagement. Not to mention time saving, ease of use and better memorising (especially when colors and images are included). Mind mapping increases the ability to see the entire « picture » on one sheet of paper and how the ideas relate to each other. Gestalt, one of the skills housed in the right cortex is indeed leveraged when seeing the big picture.

3  How would you like the use / diversity of visual thinking evolve within the next 20 years or so (your best dream come true)?

So what could be the future of mind mapping over the next 20 years or so? The last 20 years have seen mind mapping penetrating the personal and public arenas, including Prime Minister’s offices (such as in Poland where ministerial staff taking part in Jamie’s 2 day introductory lecture bring back mind mapping skills as part of their office practice)

However there may still be overwhelming lack of business proof despite the fact that the concept is understood. Using mind mapping involves a significant shift in thinking and learning habits are hard to change.

No doubt Jamie Nast will keep traveling the world with enthusiasm to deliver to many other thousands trainees some hints on how to live a more fulfilling personal and professional life with a help of mind mapping as a clarifying and mind-sharing tool.

We hope she’ll be visiting Paris next year to attend the March 2013 Biggerplate event and we’ll have a chance to organise an evening to meet with the VizThink France community.

Thank you Jamie for your time and sharing your thoughts with VizThink France.